Coûts, qualité, délai – Spé Systèmes d’information de gestion

LES CRITERES D’EVALUATION D’UN PROJET DE SI

En phase d’avant-projet, la décision de lancement ou non d’un projet se fonde notamment sur une évaluation :

• Le SI issu du projet doit générer des gains par rapport au SI éventuellement préexistant au projet
• Ces gains doivent compenser (à terme) le coût de projet (c’est le retour sur investissement).

Cette évaluation se heurte à deux problèmes :

• Les gains ne sont pas tous mesurables et encore moins convertibles en valeur monétaire
• Les coûts et les gains sont prévisionnels.

C’est pour cela qu’on peut aussi faire entrer en jeu des critères d’opportunités (gains potentiels supplémentaires) et de risques en cours de projets.

LES GAINS DU PROJET DE SI

On distingue les gains :

• Qualitatifs :

Ce type de gains nécessitent des outils de mesures spécifiques (enquêtes…)

• Quantitatifs :

Ces gains sont mesurables en unités monétaires (gains de productivité, marge…) ou en unité physiques (augmentation de la production, diminution des délais de traitement…)

Afin d’analyser plus précisément les dysfonctionnements de la mise en place du projet, ce dernier est piloté selon trois contraintes (QCD).

LA QUALITE

La dimension « qualité » va s’apprécier au regard des critères de bonnes pratiques sur les projets de SI ou encore des normes. Elle s’apprécie en définissant des critères d’appréciation.

Exemple :

Pour un projet de site de e-commerce : nombre retour clients, nombres de plaintes des clients, remontées sur les fonctionnalités, nombre de pannes, bugs remontés…

Les services attendus doivent dont répondre aux besoins des utilisateurs. En amont, ils sont spécifiés dans le cahier des charges.

Le cahier des charges est un document fonctionnel, qui peut comporter une partie technique fixée préalablement en amont par le donneur d’ordre.

De manière générale, il décrit précisément les besoins de l’organisation à savoir :

LES COUTS

Les projets de système d’information se pilotent à partir de données qualitatives et quantitatives, ce qui est le moyen de rendre objective l’étude du SI, lequel est par définition peu visible et donc sujet à interrogation.

Les coûts d’un projet système d’information sont généralement liés à la mise en place du projet lui-même et à son fonctionnement.

Les coûts d’investissement (achats, mise en place…)	Tous les coûts engagés afin de mettre en oeuvre un prjet d’évolution ou de création du SI. Ces coûts sont calculés de la réflexion jusqu’à la mise en exploitation du projet. D’un point de vue comptable, ces investissements font l’objet d’amortissement sur plusieurs années. Ces coûts sont valables pour la mise en place, et ne se renouvellement pas.
Les coûts de fonctionnement (maintenance, réajustements…)	`l’inverse des coûts d’investissement, ces coûts se répètent de période en période pour permettre aux composantes d’un SI en exploitation de remplir ses fonctions. On parle souvent de mise à niveau, de contrat de maintenance…

• Les coûts d’investissement

Les investissements peuvent être :

– Matériels : équipements informatiques…

– Immatériels :

Licences de logiciels

Travail fourni par les équipes de travail (études, tests, déploiement…)

Les changements organisationnels

Les investissements en capital humain (formation)

De manière générale, les coûts en matériels et ceux liés au développement ne représentent pas la majeure partie des coûts d’investissements d’un projet.

Les coûts d’étude, de test et d’intégration sont prédominants car ces phases peuvent durer de 3 à 4 mois à cause des difficultés d’intégration.

• Les coûts de fonctionnement

Un projet aboutit à un nouveau SI et peut par conséquent créer de nouveaux coûts de fonctionnement. Dans le cas d’une modification du SI existant, il est possible d’enregistrer des économies grâce à l’optimisation de l’outil.

La méthode des coûts complets permet d’intégrer l’ensemble des charges directes et indirectes liées au fonctionnement du SI.

Exemple :

Des études menées par le Gartner Group chiffrent les frais d’utilisation annuel d’un ordinateur entre 2000€ et 5000€/an. Ces coûts englobent le matériel, l’installation, les logiciels, la maintenance, la liaison à un réseau…)

La dimension “cout” s’apprécie au regard de la charge que représentent les activités du projet de SI. Elle se mesure le plus souvent en Jour/homme (J/H).

LES DELAIS

La dimension « délais » va s’apprécier par la représentation du projet sur un diagramme de Gantt, et le suivi calendaire du projet de la consommation de ressources.

Cette représentation sert la planification du projet et son suivi, notamment pour mesurer les écarts entre prévisions et réalisations.

Toutes ces données sont évaluées en début de projet et leur valeur est régulièrement mise à jour afin de pouvoir détecter les dérives éventuelles des réalisations par rapport aux prévisions.

L’ORGANISATION DU PROJET

LES POLES

• La préparation consiste à expliciter les contraintes QCD (qualité-coût-délai) à mobiliser les ressources correspondantes.
• La fabrication crée les composants techniques (TIC), organisationnels (processus et humain (formation) du projet.
• Le management de projet correspond à la direction des ressources humaines du projet et à la gestion des contraintes QCD.
• L’utilisation correspond au SI mis en exploitation à l’issu du projet.

LES ACTEURS D’UN PROJET DE SI

Sont impliqués dans la fabrication du projet :

• Des profils « techniques » issus de la DSI de l’organisation et/ou de prestataires externes) ex : informaticiens
• Des représentants des initiateurs du projet et futurs utilisateurs (représentants « métiers », direction générale et/ou DSI)

Le management du projet est en général confié à un chef de projet.

EVALUATION DU PROJET DE SI

En fin de projet, il s’agit de vérifier que le triangle coût-qualité-délais n’a pas dévié de sa forme équilatérale.

En effet, cette forme initiale est la matérialisation d’un équilibre dans les 3 dimensions duprojet de système d’information.

Du point de vue de ces 3 dimensions, un projet de SI est opportun s’il est réalisable :

• Dans le budget imparti
• Dans les délais impartis
• Avec le niveau de qualité choisi

La complexité de la mise en œuvre d’un projet de SI est liée à la diversité des ressources mobilisées.

C’est pour cela qu’il est important de le mesurer, de l’évaluer et de réaliser son suivi dans le respect des objectifs fixés initialement.

Il est donc possible d’utiliser des grilles d’évaluation comme celle-ci :