INTRODUCTION
La gestion de contenu documentaire est le principal moyen de valoriser le patrimoine informationnel accumulé par les organisations. Elle concerne les informations non structurées, souvent textuelles, qui ne sont pas stockées dans une base de données et qui peuvent être de nature différente : documents textes, graphiques, feuilles de calcul, courriels, blogs pages web…
Le processus de gestion de contenu numérique est pris en charge par des logiciels et/ou matériels informatiques. Chaque logiciel est adapté à la gestion d’un type de contenu particulier.
Les WCMS (web content management system) concernent la gestion des contenus web.
La GED, ou gestion électronique des documents, couvre les fonctions de collecte, stockage et diffusion de l’information. Elle favorise le classement et la disponibilité des documents numérisés.
Les outils de DAM ou Digital Asset Management, permettent la gestion de contenus multimédias.
Les systèmes d’exploitation modernes intègrent des fonctionnalités et outils de gestion documentaire (recherche, indexation, classement, archivage). Avant même d’utiliser un outil spécialisé, il convient de maîtriser ces premiers outils. Il n’est pas pertinent de faire manipuler plusieurs outils de gestion documentaire mais d’en choisir au plus un, y compris intégré au système d’exploitation.
La GED est un ensemble de méthodes et technologies (matérielles et logicielles) :
- Appliquant les principes du cycle de vie aux document électroniques
- Permettant de tirer parti du format numérique (workflow, travail collaboratif, suivi des versions, indexation automatique, moteur de recherche, …)
Au-delà de la gestion des informations transversales aux processus, la GED peut participer à la capitalisation et au management des connaissances.
La GED se décompose en 4 étapes clés :
Ces solutions deviennent indispensables du fait de l’abondance de documents électroniques de toute forme (courriels, factures, …) pour une gestion efficace du patrimoine informationnel. Les solutions et projets de GED apportent des gains qualitatifs et quantitatifs dont le retour sur investissement est mesurable et en général rapide.
LES OBJECTIFS DE LA GED
La GED permet d’améliorer le partage de documents et la réactivité d’une organisation car il rend possible :
- La diffusion
- Le partage
- La modification/la réutilisation
- La mise à disposition de contenus
- La multiplication des sources documentaires
Voici quelques notions retrouvées dans un ECM (Entreprise Content Management) :
| GED | Prendre en charge le stockage, le partage et la restitution de documents électroniques. C’est le système qui gère les documents avec un fond et une forme. |
| WCM | Prendre en charge la rédaction, la validation et la mise en ligne de contenus à destination de sites web. |
| DAM | Permettre la gestion des contenus numériques, au travers de fonctions de conception, diffusion, utilisation, recherche et archivage. |
| Intégration d’application | Permettre de formaliser et de fluidifier des processus |
| Record Management ou Versionnage et Archivage | Permettre de gérer les phases de vie des documents après leur période d’utilité, trois types d’archivage :
– Archives courantes : entre la création du document et la fin de son usage courant – Archives intermédiaires : entre la fin de l’usage courant et l’échéance légale de conservation – Archives définitives : conservation définitive des documents à valeur historique, après l’application d’une règle de sort final, et la destruction des documents sans valeur historique. |
| Travail collaboratif | Faciliter le travail de groupes de personnes au moyen d’outils dédiés |
| rechercher et indexation | Permettre de retrouver une information existante grâce à des techniques d’indexation appliquées aux contenus de l’entreprise (« google pour l’intranet ») |
| Case Management | Gestion de dossiers complexes impliquant plusieurs documents et plusieurs acteurs |
Voici un exemple d’ECM
LA MISE EN PLACE DE LA GED (FONCTIONNALITES)
La GED est un véritable outil de développement pour les organisations cependant elle a un coût en fonctions de l’étendue de son champ d’actions :
Ces coûts financiers ne sont pas les seuls investissements pour l’organisation :
- Il est nécessaire d’avoir les hommes, l’organisation et les outils adéquats
- Il doit y avoir une réelle implication de la direction
- Et une démarche rigoureuse et organisée
- Mais aussi des processus formalisés
- Et une culture d’entreprise forte
LES ENJEUX DE LA GED
Les enjeux de la GED sont à la fois techniques, culturels, liés aux ressources et aux compétences :
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