Le système d’information contribue-t-il à l’efficacité de la prise de décision ?

PRÉREQUIS

• Contrôle stratégique
• Processus de décision

OBJECTIFS

• Notions à acquérir : Système d’information ; Qualités du système d’information ; Aide à la décision.
• Objectifs en fin de fiche :  Repérer le rôle du système d’information dans le processus de prise de décision.

Introduction

La prise de décision et le contrôle stratégique supposent la mise en place d’un système d’information (SI) fiable.

I. LE SYSTÈME D’INFORMATION

DÉFINITION : Système d’information. Le système d’information (SI) d’une organisation est un ensemble organisé de ressources matérielles (ordinateurs, serveurs), immatérielles (logiciels) et humaines (personnel), de données et de procédures (succession d’opérations pour accomplir une tâche) permettant aux différents acteurs de l’organisation d’accéder à l’information et de l’échanger.

Le système d’information est constitué de quatre fonctions :

• La collecte des données qui proviennent de l’organisation elle-même ou de son environnement.
• La mémorisation des données sur différents supports (disques durs principalement et dernièrement en ligne sur des serveurs sécurisés).
• Le traitement des données qui sont transformées en informations pour les rendre plus utiles et significatives (à l’aide de logiciels).
• La diffusion de l’information, en utilisant différents supports (Internet, Intranet) ; les informations vont alors circuler entre les différents acteurs de l’organisation.

II. LES QUALITÉS D’UN SYSTÈME D’INFORMATION

A. Le SI facilite la gestion

Le SI est nécessaire au bon fonctionnement de l’organisation. Il va fournir à chacun des acteurs de l’organisation l’information souhaitée, en temps voulu et à l’endroit voulu.

Un SI de qualité n’est pas forcément lié à la quantité d’informations disponibles mais plutôt à la qualité des informations. Cette dernière se mesure en termes de :

• Pertinence : elles doivent satisfaire le besoin d’information de l’acteur.
• Actualité : elles doivent être récentes et mises à jour régulièrement.
• Fiabilité : la source doit être digne de confiance.

Le système d’information permet alors d’améliorer le fonctionnement de l’organisation.

Pensez à une boutique dans laquelle le/la responsable établit chaque semaine les objectifs à réaliser grâce aux informations des ventes des périodes précédentes.

Le détail des ventes communiqué par le logiciel de caisse lui permettra de connaître les références des produits les plus vendues, les moins vendues, etc. Il/elle pourra alors organiser au mieux l’aménagement de son point de vente.

B. Le SI peut être source d’avantage concurrentiel

Le SI peut constituer en lui-même un avantage concurrentiel pour l’organisation. En effet, la maîtrise de l’information permet à une organisation de réagir rapidement et efficacement face à ses concurrents.

De plus, grâce à son SI, une organisation envoie aux acteurs de l’environnement des informations sur elle-même. Ces informations reflètent sa performance. Le SI va être source de création de valeur car il permet aux entreprises d’être plus compétitives en anticipant les changements de l’environnement (grâce notamment à la veille).

Le géant américain de l’e-commerce Amazon utilise son système d’information pour mieux connaître les besoins de ses clients et anticiper leurs besoins. Leur site internet a un design qui se veut simple et efficace. Un algorithme se base sur l’historique des articles vus ou achetés par les clients pour leur recommander des produits.

III. LE SI, UN OUTIL D’AIDE À LA DÉCISION

La mise en place d’un SI fiable est indispensable dans le but de permettre aux décideurs d’avoir une connaissance la plus précise et complète de l’organisation et de son environnement.

Il leur permet d’obtenir, le plus souvent sous la forme de tableaux de bord, les informations nécessaires au pilotage stratégique de l’organisation. Une prise de décision efficace ne reposera pas sur la nature du SI lui-même mais sur l’exploitation pertinente et réfléchie des informations fournies par celui-ci.

Conclusion

Dans un environnement instable, un SI fiable constitue une aide à la décision pour les dirigeants et permet de diminuer le niveau d’incertitude. La qualité du SI participe à la qualité de la prise de décision et ainsi à la performance de l’organisation.

Il permet aussi à l’organisation d’adresser des informations à son environnement. Le SI n’est plus un simple instrument d’assistance au bon fonctionnement de l’organisation, mais un véritable levier de l’avantage concurrentiel.