Onboarding : Réussir l’intégration des nouveaux collaborateurs

25 mars 2019 0 Par Amine Nasrallah

Objectifs et enjeux de l’intégration des nouveaux collaborateurs – Outils et Bonnes Pratiques – Évaluation de l’intégration – Pilotage du processus d’onboarding.

Onboarding : Réussir l’intégration des nouveaux collaborateurs

1. VERS UNE INTÉGRATION RÉUSSIE
2. DÉFINITION L’ONBOARDING finalise le recrutement, dont il est la dernière étape. Il désigne le PROCESSUS D’INTÉGRATION DES NOUVEAUX COLLABORATEURS. L’intégration finalise la procédure de recrutement dans une perspective de fidélisation du salarié à long terme, ou d’efficacité à court terme pour les emplois et les missions de courte durée. IGALENS & ROGER
3. PROCESSUS DE RECRUTEMENT Identification et définition des besoins Choix des caractéristiques du projet de recrutement Diffusion des besoins en recrutement Environnement Interne/externe Externalisation? Recueil des candidatures Évaluations Sélection Intégration du nouvel embauché Négliger l’étape d’intégration c’est compromettre l’attachement du nouvel embauché à l’entreprise.
4. OBJECTIFS L’ONBOARDING consiste à accompagner le nouveau collaborateur : Dans la maîtrise des ASPECTS TECHNIQUES de son emploi : ● montée en compétence ● et efficacité. 1 2 Dans la COMPRÉHENSION DE SON RÔLE s’inscrivant dans L’ENVIRONNEMENT CULTUREL ET SOCIAL PROPRE À L’ORGANISATION : ● processus d’acculturation ● et de socialisation.
5. ENJEUX PERFORMANCE (objectifs, efficacité pro.) IMPLICATION (identification , adhésion, culture-fit, cohésion) TURNOVER (coûts, rétention des talents) FIDÉLISATION (bien-être, enracinement)
6. BÉNÉFICES DE L’ONBOARDING EFFICACITÉ PERSONNELLE ET PROFESSIONNELLE SOCIALIZE CULTURIZEPERFORMANCE INTÉGRATION DE LA CULTURE ET SOCIALISATION ORGANISATIONNELLE INTÉGRATION SOCIALE Source : Onboarding New Employees: Maximizing Success,SHRM Study, T. Bauer
7. BÉNÉFICES DE L’ONBOARDING EFFICACITÉ PERSONNELLE ET PROFESSIONNELLE INTÉGRATION DE LA CULTURE ET SOCIALISATION ORGANISATIONNELLE INTÉGRATION SOCIALE Source : Onboarding New Employees: Maximizing Success,SHRM Study, T. Bauer ● Appréhension claire de son rôle : périmètre, objectifs, principes d’organisation, processus de décision… ● Montée en compétence : tuilage, binômage, compagnonnage. ● Valeurs, règles formelles, normes en vigueur. ● Identification avec l’organisation, implication, fidélisation. ● Collectif de travail, pairs, hiérarchie. ● Autres acteurs de l’entreprise.
8. LES ACTEURS DE L’INTÉGRATION Chacun a un rôle à jouer dans le processus d’intégration d’un nouvel embauché : ORGANISATION : processus formalisé (parcours), et efficace (feedback, audit). Professionnels RH : dossier administratif, livret d’accueil, fournitures et documentation. ÉQUIPE : environnement favorable, coopération, parrainage d’équipe, team mentoring. INTER-SERVICES : RH, sécurité, SST, formation, opérationnels amont/aval… MANAGERS : coaching, supervision, feedback, points d’étape, plan d’action… PAIRS : mentoring, binômage, tuilage,compagnonnage, tutorat…
9. 4 DIMENSIONS D’UN PROGRAMME D’INTÉGRATION RÉUSSI Conformité C C C clarification connection culture ● Conformité aux lois, aux normes et à la réglementation. ● Conformité à la politique et aux valeurs de l’entreprise. ● S’assurer que le collaborateur a bien intégré les tenants et aboutissants de son nouveau poste. ● Lever les ambiguïtés et prévenir chevauchements de périmètres et conflits de rôles. ● Favoriser la création des relations interpersonnelles, des coopérations. ● des réseaux d’information nécessaires à l’intégration efficace du nouvel embauché. Fournir les clés de compréhension : ● De l’organisation, ● De la culture d’entreprise, ● Des us et coutumes : normes, règles formelles, informelles, tacites.
10. EXPÉRIENCE EMPLOYÉ Confiance initiale ● Capital confiance vs méfiance/défiance. ● Crédit d’intention (parti pris favorable pour l’autre versus procès d’intention). CV Qualité de l’accueil ● Théorème du singe. ● Bizutage. ● Incorporation brutale pour tester la volonté d’attachement (versus “fausse-couche”). Expérience candidat ● Qualité du processus. ● Qualité des entretiens et des interactions avec le recruteur. Votre
11. BONNES PRATIQUES D’INTÉGRATION PRE-BOARDING ACCULTURATION SOCIALISATION FORMATION
12. BONNES PRATIQUES D’INTÉGRATION PRE-BOARDING ACCULTURATION SOCIALISATION Source : 21st Century Onboarding (Aberdeen Group) FORMATION
13. PRE-BOARDING Le PRE-BOARDING permet aux nouvelles recrues de se familiariser avec leur nouvel environnement de travail avant le 1er jour de travail. AVANTAGES : ● Meilleure expérience candidat. ● Meilleur taux de rétention (turnover 1° année). ● Meilleure satisfaction des managers ayant recruté. ● Meilleure performance aux évaluations (”exceeds” rates). ● Meilleur engagement des candidats intégrés. Source : 21st Century Onboarding (Aberdeen Group)
14. PRE-BOARDING MODALITÉS : “ Culturize & Socialize ” ● Vidéo entreprise en ligne et présentation d’équipe. ● Accès au RSE (réseau social entreprise) ou groupe Linkedin et réseaux sociaux externes. ● Package Mail : mail contenant les documents de présentation de l’entreprise (valeurs, culture, les liens vers le site, blog, newsletter…) ● Réunion de pré-embauche.
15. OUTILS DE L’ONBOARDING LE PACKAGE D’ACCUEIL : livret d’accueil, information sur l’entreprise, dossier administratif, fournitures, visite de sécurité… LE DIGITAL : ● Intranet, portail RH/administratif, RSE Réseau Social d’Entreprise. ● Les Serious games, modules e-learning ou applications mobiles dédiées commencent à se démocratiser. LE PARRAINAGE : programme de parrainage. LA FORMATION : sécurité, séminaire, tuilage, présentiel… LES ENTRETIENS : livret de suivi d’intégration, rapport d’étonnement, feedback, évaluation de l’intégration.
16. FORMES DE PARRAINAGE ● BUDDING : attribution d’un parrain pour la découverte de l’environnement et la transmission de la culture organisationnelle. ● TUILAGE : passation de poste avant départ de l’ancien titulaire. ● BINÔMAGE : attribution d’un partenaire de travail parmi les pairs. ● (Peer) MENTORING : Accompagnement dans l’évolution professionnelle et insertion dans les réseaux (par un pair ou un hiérarchique). ● TUTORAT, COMPAGNONNAGE : transmission de compétences. ● TEAM MENTORING : parrainage d’équipe.
17. AJUSTEMENT D’ÉQUIPE 2 STORMING 1 FORMING 3 NORMING 4 PERFORMING Team-building et management d’équipe (modèle de Tuckman) Phase de formation de l’équipe. Attention dès que l’équipe évolue il faut repasser par cette phase. Phase de crise Expression des individualités Phase d’opportunité pour s’améliorer (objectifs communs) Un consensus est trouvé pour travailler ensemble. L’amélioration continue du consensus permet de performer.
18. ÉVALUER L’INTÉGRATION Les entretiens d’intégration : ● Entretien d’étape (feedback). ● Entretien d’évaluation de l’intégration. ● Entretien de fin de période d’essai. Motivation à l’intégration : ● Volet relationnel (effort d’intégration, autonomie, communication). ● Volet fonctionnel (connaissance du produit/service, premiers résultats, curiosité). Implication (attachement à l’entreprise) : ● OCQ de Porter (Occupational Commitment Questionaire). ● Échelle de Meyer Allen & Smith (4 Dimensions). ?
19. PILOTER L’INTÉGRATION Indicateurs de Performance : ● Taux de réalisation des sessions d’onboarding. ● Taux de réalisation des entretiens d’étape. ● Taux de tutorat / peer mentoring / tuilage… ● Satisfaction des clients internes. Création de valeur globale : ● Satisfaction des salariés recrutés. ● Niveau de performance des collaborateurs recrutés au bout de 18 mois. ● Taux de maintien en fin de période d’essai. ● Turnover au bout d’un an.
20. Boris CYRULNIK
21. RESSOURCES & REFERENCES ● Onboarding New Employees : Maximizing Success, SHRM Study, T. Bauer. ● 21st Century Onboarding (Aberdeen Group). ● L’intégration : Bonne pratique d’entreprise (lien). ● L’intégration des nouveaux collaborateurs, Lacaze & Perrot, Dunod.